Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung der energiebezogenen Leistung

Interne Audits stehen im Zentrum eines wirksamen Energiemanagementsystems. Sie helfen Unternehmen, Normanforderungen wie ISO 50001 oder ISO 50006 zu erfüllen und fördern die nachhaltige, energieeffiziente Optimierung von Prozessen. Wer interne EnMS Audits gezielt plant, konsequent durchführt und Ergebnisse transparent kommuniziert, legt das Fundament für nachhaltigen Erfolg und sichert die eigene Wettbewerbsfähigkeit durch geringere Energiekosten

Was versteht man unter internen Audits?

Interne Audits sind systematische Prüfungen, bei denen eine Organisation ihre eigenen Prozesse und das Energiemanagementsystem selbst bewertet. Ziel ist es, die Einhaltung interner und externer Vorgaben zu überprüfen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen anzustoßen. Dabei agiert das Audit-Team als „interne Prüfinstanz“ – unabhängig und objektiv.

Ziele von internen EnMS Audits

• Sicherstellen, dass das Energiemanagementsystem den Normen genügt
• Sicherstellen, dass sich die energiebezogene Leistung verbessert
• Überprüfen, ob Prozesse und Vorgaben im Alltag tatsächlich gelebt werden
• Schwachstellen frühzeitig erkennen und beheben
• Den Erfolg externer Audits vorbereiten
• Die kontinuierliche Verbesserung der Organisation fördern

Regulatorische Anforderungen

Normen wie ISO 50001 und ISO 50003 fordern explizit die Durchführung interner Audits. Unternehmen müssen nicht nur einzelne Audits planen, sondern ein gesamtes Auditprogramm aufsetzen. Dieses Programm legt fest, wann und wie verschiedene Bereiche geprüft werden. Die Ergebnisse fließen direkt in die Weiterentwicklung des Energiemanagementsystems ein.

Aufbau eines Auditprogramms

Ein Auditprogramm umfasst:

• Zeitliche Planung aller Audits für einen bestimmten Zeitraum
• Festlegung der zu prüfenden Bereiche und Prozesse
• Definition von Auditkriterien und Schwerpunkten
• Berücksichtigung von Ergebnissen vergangener Audits und Managementbewertungen

Das Auditprogramm bleibt dynamisch. Neue Erkenntnisse oder Veränderungen im Unternehmen erfordern Anpassungen, um alle relevanten Prozesse regelmäßig zu prüfen.

Auditplan und Auditvorbereitung

Im nächsten Schritt folgt die detaillierte Planung jedes einzelnen Audits:

• Festlegen von Termin und Dauer
• Auswahl der Auditoren mit den passenden Kompetenzen
• Auswahl der Auditmethoden (z. B. Interviews, Dokumentenprüfung, Prozessbeobachtung)
• Erstellung einer Auditcheckliste mit konkreten Fragen
• Einladung der zu auditierenden Personen und Reservierung von Räumen

Die sorgfältige Vorbereitung sichert einen reibungslosen Ablauf und sorgt dafür, dass alle relevanten Aspekte im Audit beleuchtet werden.

Durchführung von internen EnMS Audits

Auditoren führen das Audit nach Plan durch. Sie prüfen Prozesse, befragen Mitarbeitende, analysieren Dokumente und beobachten Abläufe direkt vor Ort. Abweichungen von Vorgaben werden dokumentiert. Jede gefundene Abweichung muss zu einer gezielten Maßnahme führen. Die Norm verlangt, dass Korrekturen ohne Verzögerung erfolgen.

Methoden im Auditprozess Energiemanagement

• Interviews mit Mitarbeitenden
• Auswertung von Energiekennzahlen EnPI
• Überprüfen der Durchführung und Bewertung von Effizienzmaßnahmen
• Auditieren der Produktionsprozesse
• Begehung und Bewertung der Energieversorgungs-/und Wandlungsanlagen
• Prüfen der Instandhaltungsprozesse
• Prüfen der Beschaffung
• Review technischer Dokumentationen
• Kontrolle von Räumen, Messmitteln und Zählern
• Dokumentation und Kommunikation der Ergebnisse

Diese Methoden ermöglichen eine umfassende und objektive Bewertung der Prozesse.

Kriterien für die Bewertung

Die Bewertung erfolgt anhand klar definierter Kriterien. Auditoren prüfen, ob Prozesse den Vorgaben entsprechen und ob Maßnahmen aus vergangenen Audits umgesetzt wurden. Die Klassifizierung von Abweichungen nach Schweregrad kann sinnvoll sein, ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. Entscheidend bleibt, wie nachhaltig Fehler behoben werden.

Anforderungen an Auditoren

Auditoren benötigen umfassende Fach- und Sozialkompetenz:

• Fundiertes Wissen über relevante Normen und Prozesse
• Fähigkeit, Auditpläne zu erstellen und Abweichungen zu beurteilen
• Objektivität und Unabhängigkeit
• Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen

Regelmäßige Schulungen und Feedback sichern die kontinuierliche Entwicklung der Auditoren.

Checklisten und Fragenkataloge

Eine strukturierte Auditcheckliste hilft, alle relevanten Aspekte systematisch abzuarbeiten. Typische Fragen sind:

• Gibt es ein aktuelles Auditprogramm?
• Wie werden Kompetenzen der Auditoren geprüft?
• Wurden Maßnahmen aus vergangenen Audits umgesetzt?
• Entspricht die Freigabe des Auditprogramms den Vorgaben?

Solche Checklisten sorgen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Auditprozess.

Häufige Fehler bei internen EnMS Audits

Viele Unternehmen machen ähnliche Fehler:

• die Verbesserung der energiebezogenen Leistung wird nicht festgestellt
• Es wird nicht geprüft, ob EnPI geeignet sind
• Fehlendes oder unvollständiges Auditprogramm
• Zu lange Abstände zwischen den Audits
• Auswahl ungeeigneter Auditoren
• Mangelnde Konsequenz bei der Umsetzung von Maßnahmen
• Unzureichende Dokumentation der Ergebnisse
• Verheimlichen von Abweichungen vor externen Auditoren
• Geringes Engagement des Managements

Wer diese Fehler vermeidet, steigert die Wirksamkeit der internen EnMS Audits und damit die Qualität des gesamten Managementsystems.

Dokumentation der Auditergebnisse

Eine lückenlose Dokumentation ist Pflicht. Sie umfasst:

• Auditberichte mit allen Feststellungen
• Nachweise über die Umsetzung von Maßnahmen
• Eindeutige Zuordnung der Dokumente zu den geprüften Prozessen

Nur so können Dritte – etwa externe Auditoren – die Wirksamkeit des Systems nachvollziehen.

Kommunikation der Ergebnisse

Die Ergebnisse müssen zeitnah und offen kommuniziert werden. Alle relevanten Stellen erhalten die Informationen, damit sie Maßnahmen einleiten können. Transparenz stärkt das Vertrauen in das Qualitätsmanagementsystem und fördert die Akzeptanz der Audits.

Rolle des Managements

Das Management trägt die Verantwortung für die Wirksamkeit der internen Audits. Es muss die Ergebnisse ernst nehmen, Ressourcen bereitstellen und die Umsetzung der Maßnahmen überwachen. Nur mit echtem Engagement des Managements entfalten interne Audits ihre volle Wirkung.

Interne EnMS Audits als Motor für Verbesserungen

Richtig eingesetzt, sind interne Audits weit mehr als eine Pflichtübung. Sie bieten die Chance, Prozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Zufriedenheit der Kunden zu steigern. Wer interne Audits als festen Bestandteil der Unternehmenskultur etabliert, profitiert langfristig von höherer Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.

Praktische Tipps für erfolgreiche interne Audits

• Auditprogramm regelmäßig aktualisieren und an neue Gegebenheiten anpassen
• Auditoren gezielt auswählen und kontinuierlich weiterbilden
• Klare Auditziele und Bewertungskriterien festlegen
• Maßnahmen konsequent umsetzen und deren Wirksamkeit prüfen
• Ergebnisse offen kommunizieren und als Chance zur Verbesserung nutzen

Zusammenfassung

Interne Audits sind das Herzstück eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems. Sie helfen, Normanforderungen zu erfüllen, Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungen auf den Weg zu bringen. Mit einer durchdachten Planung, kompetenten Auditoren und konsequenter Umsetzung der Ergebnisse sichern Unternehmen ihre Zukunftsfähigkeit und stärken das Vertrauen von Kunden und Partnern.

Wenn auch Sie Ihr Managementsystem verbessern wollen, nehmen Sie hier Kontakt zu uns auf, um Ihr internes Audit zu planen: