Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung im Qualitätsmanagement
Interne Audits stehen im Zentrum eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems. Sie helfen Unternehmen, Normanforderungen wie ISO 9001 oder ISO 13485 zu erfüllen und fördern die nachhaltige Optimierung von Prozessen. Wer interne Audits gezielt plant, konsequent durchführt und Ergebnisse transparent kommuniziert, legt das Fundament für nachhaltigen Erfolg und sichert die eigene Wettbewerbsfähigkeit.
Was versteht man unter internen Audits?
Interne Audits sind systematische Prüfungen, bei denen eine Organisation ihre eigenen Prozesse und das Qualitätsmanagementsystem selbst bewertet. Ziel ist es, die Einhaltung interner und externer Vorgaben zu überprüfen, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungen anzustoßen. Dabei agiert das Audit-Team als „interne Prüfinstanz“ – unabhängig und objektiv.
Ziele von internen Audits
- Sicherstellen, dass das Qualitätsmanagementsystem den Normen genügt
- Überprüfen, ob Prozesse und Vorgaben im Alltag tatsächlich gelebt werden
- Schwachstellen frühzeitig erkennen und beheben
- Den Erfolg externer Audits vorbereiten
- Die kontinuierliche Verbesserung der Organisation fördern
Regulatorische Anforderungen
Normen wie ISO 9001 und ISO 13485 fordern explizit die Durchführung interner Audits. Unternehmen müssen nicht nur einzelne Audits planen, sondern ein gesamtes Auditprogramm aufsetzen. Dieses Programm legt fest, wann und wie verschiedene Bereiche geprüft werden. Die Ergebnisse fließen direkt in die Weiterentwicklung des Qualitätsmanagementsystems ein.
Aufbau eines Auditprogramms
Ein Auditprogramm umfasst:
- Zeitliche Planung aller Audits für einen bestimmten Zeitraum
- Festlegung der zu prüfenden Bereiche und Prozesse
- Definition von Auditkriterien und Schwerpunkten
- Berücksichtigung von Ergebnissen vergangener Audits und Managementbewertungen
Das Auditprogramm bleibt dynamisch. Neue Erkenntnisse oder Veränderungen im Unternehmen erfordern Anpassungen, um alle relevanten Prozesse regelmäßig zu prüfen.
Auditplan und Auditvorbereitung
Im nächsten Schritt folgt die detaillierte Planung jedes einzelnen Audits:
- Festlegen von Termin und Dauer
- Auswahl der Auditoren mit den passenden Kompetenzen
- Auswahl der Auditmethoden (z. B. Interviews, Dokumentenprüfung, Prozessbeobachtung)
- Erstellung einer Auditcheckliste mit konkreten Fragen
- Einladung der zu auditierenden Personen und Reservierung von Räumen
Die sorgfältige Vorbereitung sichert einen reibungslosen Ablauf und sorgt dafür, dass alle relevanten Aspekte im Audit beleuchtet werden.
Durchführung von internen Audits
Auditoren führen das Audit nach Plan durch. Sie prüfen Prozesse, befragen Mitarbeitende, analysieren Dokumente und beobachten Abläufe direkt vor Ort. Abweichungen von Vorgaben werden dokumentiert. Jede gefundene Abweichung muss zu einer gezielten Maßnahme führen. Die Norm verlangt, dass Korrekturen ohne Verzögerung erfolgen.
Methoden im Auditprozess
- Interviews mit Mitarbeitenden
- Auswertung von Fehlerdatenbanken
- Review technischer Dokumentationen
- Kontrolle von Räumen und Messmitteln
- Dokumentation und Kommunikation der Ergebnisse
Diese Methoden ermöglichen eine umfassende und objektive Bewertung der Prozesse.
Kriterien für die Bewertung
Die Bewertung erfolgt anhand klar definierter Kriterien. Auditoren prüfen, ob Prozesse den Vorgaben entsprechen und ob Maßnahmen aus vergangenen Audits umgesetzt wurden. Die Klassifizierung von Abweichungen nach Schweregrad kann sinnvoll sein, ist aber nicht zwingend vorgeschrieben. Entscheidend bleibt, wie nachhaltig Fehler behoben werden.
Anforderungen an Auditoren
Auditoren benötigen umfassende Fach- und Sozialkompetenz:
- Fundiertes Wissen über relevante Normen und Prozesse
- Fähigkeit, Auditpläne zu erstellen und Abweichungen zu beurteilen
- Objektivität und Unabhängigkeit
- Kommunikationsstärke und Durchsetzungsvermögen
Regelmäßige Schulungen und Feedback sichern die kontinuierliche Entwicklung der Auditoren.
Checklisten und Fragenkataloge
Eine strukturierte Auditcheckliste hilft, alle relevanten Aspekte systematisch abzuarbeiten. Typische Fragen sind:
- Gibt es ein aktuelles Auditprogramm?
- Wie werden Kompetenzen der Auditoren geprüft?
- Wurden Maßnahmen aus vergangenen Audits umgesetzt?
- Entspricht die Freigabe des Auditprogramms den Vorgaben?
Solche Checklisten sorgen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Auditprozess.
Häufige Fehler bei internen Audits
Viele Unternehmen machen ähnliche Fehler:
- Fehlendes oder unvollständiges Auditprogramm
- Zu lange Abstände zwischen den Audits
- Auswahl ungeeigneter Auditoren
- Mangelnde Konsequenz bei der Umsetzung von Maßnahmen
- Unzureichende Dokumentation der Ergebnisse
- Verheimlichen von Abweichungen vor externen Auditoren
- Geringes Engagement des Managements
Wer diese Fehler vermeidet, steigert die Wirksamkeit der internen Audits und damit die Qualität des gesamten Managementsystems.
Dokumentation der Auditergebnisse
Eine lückenlose Dokumentation ist Pflicht. Sie umfasst:
- Auditberichte mit allen Feststellungen
- Nachweise über die Umsetzung von Maßnahmen
- Eindeutige Zuordnung der Dokumente zu den geprüften Prozessen
Nur so können Dritte – etwa externe Auditoren – die Wirksamkeit des Systems nachvollziehen.
Hier können Sie unsere kostenlose Checkliste für interne Audits ISO 9001 herunterladen:
Download Vorlage Checkliste internes Audit 9001 PDF
Download Vorlage Checkliste internes Audit 9001 Excel
Kommunikation der Ergebnisse
Die Ergebnisse müssen zeitnah und offen kommuniziert werden. Alle relevanten Stellen erhalten die Informationen, damit sie Maßnahmen einleiten können. Transparenz stärkt das Vertrauen in das Qualitätsmanagementsystem und fördert die Akzeptanz der Audits.
Rolle des Managements
Das Management trägt die Verantwortung für die Wirksamkeit der internen Audits. Es muss die Ergebnisse ernst nehmen, Ressourcen bereitstellen und die Umsetzung der Maßnahmen überwachen. Nur mit echtem Engagement des Managements entfalten interne Audits ihre volle Wirkung.
Interne Audits als Motor für Verbesserungen
Richtig eingesetzt, sind interne Audits weit mehr als eine Pflichtübung. Sie bieten die Chance, Prozesse zu optimieren, Risiken zu minimieren und die Zufriedenheit der Kunden zu steigern. Wer interne Audits als festen Bestandteil der Unternehmenskultur etabliert, profitiert langfristig von höherer Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.
Praktische Tipps für erfolgreiche interne Audits
- Auditprogramm regelmäßig aktualisieren und an neue Gegebenheiten anpassen
- Auditoren gezielt auswählen und kontinuierlich weiterbilden
- Klare Auditziele und Bewertungskriterien festlegen
- Maßnahmen konsequent umsetzen und deren Wirksamkeit prüfen
- Ergebnisse offen kommunizieren und als Chance zur Verbesserung nutzen
Zusammenfassung
Interne Audits sind das Herzstück eines wirksamen Qualitätsmanagementsystems. Sie helfen, Normanforderungen zu erfüllen, Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungen auf den Weg zu bringen. Mit einer durchdachten Planung, kompetenten Auditoren und konsequenter Umsetzung der Ergebnisse sichern Unternehmen ihre Zukunftsfähigkeit und stärken das Vertrauen von Kunden und Partnern.
Wenn auch Sie Ihr Managementsystem verbessern wollen, nehmen Sie hier Kontakt zu uns auf, um Ihr internes Audit zu planen: